Quello dei software per le aziende è oggi un mondo più variegato e per molti versi più complesso di un tempo. Ecco allora le cose da sapere sui gestionali aziendali per orientarsi meglio al suo interno, fermo restando che ci sono realtà che offrono servizi di consulenza e supporto per gestionali a cui sarebbe meglio rivolgersi quando si ha bisogno di scegliere i programmi e gli applicativi più adatti alla propria azienda.
Una guida per neofiti al mondo degli applicativi aziendali
La prima cosa di cui tenere conto è, del resto, che quando si parla di gestionali aziendali si fa riferimento in realtà a programmi molto diversi nelle caratteristiche, nelle funzioni e quindi nei possibili utilizzi. Tra i software più comunemente impiegati in azienda ce ne sono di specifici per la gestione delle vendite, della logistica e dei magazzini, della contabilità, delle risorse umane, delle relazioni con i clienti (i cosiddetti CRM): ciascuno di questi programmi ha funzionalità diverse e tarate sulle esigenze tipiche dei singoli reparti. Altrettanto diffusi sono, però, oggi i cosiddetti gestionali ERP (o software ERP) che hanno integrate la maggior parte delle funzioni appena elencate e molto altre e possono essere utilizzati, per questo, per gestire il business nel suo complesso.
Praticità ed efficienza risultano, così, i principali vantaggi di un gestionale aziendale multifunzione a cui possono accedere tanto i dipendenti per svolgere le proprie task quotidiane quanto responsabili e manager per controllare l’andamento dell’impresa. Tra i pro dei software aziendali moderni non si può non accennare almeno anche all’automazione e, cioè, alla possibilità che le attività più ripetitive e meno strategiche siano svolte senza necessariamente il coinvolgimento umano, cosa che risulta in un notevole risparmio di tempo e di risorse (umane, economiche, eccetera).
Conoscere le singole funzioni degli applicativi aziendali ed essere consapevoli del fatto che la maggior parte di quelli moderni sono multifunzione ed estendibili – hanno, cioè, più funzioni e altre ancora se ne possono aggiungere al bisogno – è cosa che torna utile soprattutto al momento, pratico, del loro utilizzo. Tra le cose più teoriche da sapere sui gestionali aziendali c’è che possono essere proprietari o in licenza e, cioè, appositamente sviluppati per l’azienda o acquistati da questa e, se il tipo di licenza lo permette, modificati perché risultino più su misura per le sue necessità. Gli applicativi aziendali on-permise possono essere installati direttamente sulle macchine dell’azienda o, come avviene più spesso ormai, accessibili in cloud e l’una e l’altra versione pongono questioni diverse sia in termini di performance e sia in termini di sicurezza.
Se c’è una cosa che chi non frequenta molto il mondo dei software per le aziende tende a ignorare, del resto, è che questi programmi non solo sono vulnerabili agli attacchi informatici ma raccolgono una grande quantità di dati che sono allo stesso tempo per l’azienda una risorsa strategica e un asset da tutelare. Se opportunamente aggregati e analizzati, infatti, gli insight provenienti dagli applicativi aziendali possono dare un’idea del rendimento del business e permettere di fare previsioni su di esso. Allo stesso tempo, però, la gestione delle informazioni, soprattutto se riguardano soggetti terzi o se si tratta di informazioni sensibili, va effettuata a norma e nel pieno rispetto della privacy.